REGLAMENTO GENERAL

​

1. LUGAR, FECHA, MONTAJE Y DESMONTAJE: el montaje del evento tendrá lugar en el área de carga y descarga del Centro de Convenciones Yucatán Siglo XXI ubicado en la calle Felipe Carrillo Puerto entre Calle 3B (es una calle cerrada, pasando la pluma-caseta de seguridad).
    

2. Evite introducir productos, mobiliario o lo que requiera por puertas de acceso público puesto a que le negarán el acceso.

Las fechas de la exposición serán 13 y 14 de Diciembre en el Centro de convenciones Yucatán Siglo XXI (Calle 60 Norte No. 299E, Revolución, 97118 Mérida, Yucatán)

Esta área corresponde a los salones EK BALAM y UXMAL.

Ubicación: https://share.google/4wyRLekZzLnK3i5fE

Horarios de apertura al público en general es de11:00 a 21:00HRS para ambos días
 

El expositor es el encargado de hacer llegar la información a su equipo o personal de apoyo.

​​

A. MONTAJE

Viernes 12 Diciembre de 18:00Hrs a 21:00Hrs

Sábado 13 Diciembre de 08:00hrs a 10:00hrs

EXPOSICION

Sábado 13 Diciembre 11:00hrs a 21:00hrs

Domingo 14 Diciembre 11:00hrs a 21:00hrs

DESMONTAJE

Domingo 14 Diciembre A partir de las 21:00hrs hasta las 23:59hrs.

A.1) Proceso de montaje:

En el área de carga y descarga se le dará acceso a expositores a través de la caseta de seguridad (pluma) mediante el llenado de algunos datos de registro del vehículo. Considerar que esta área se comparte para todos los eventos que se llevan a cabo en el Centro de Convenciones.

Únicamente el día viernes 12 de diciembre podrá meter vehículo siempre que haya espacio disponible de aparcamiento *sábado hasta las 9am -sujeto a la decisión de la seguridad-,para poder bajar su mercancía más cerca del área del evento por un tiempo máximo de 15 minutos, al exceder este tiempo podría ocasionar la penalización de NO sacar el vehículo hasta el día del desmontaje, favor de cuidar este detalle.

A.2) Desmontaje: El expositor deberá cubrir todo el horario de la exposición. Si desea desmontar antes del periodo será bajo aprobación de la organización.

El movimiento de materiales, mercancías, maquinaria o cualquier otro producto o equipo, deberá hacerse con el máximo cuidado para proteger, el expositor puede hacer uso de diablito o carro con plataforma.

B RESERVACION DEL ESAPACIO
 

La reserva de su espacio se considerará formalizada y confirmada tras la recepción del 25% del pago total correspondiente.
 

Al realizar el pago de su reservación, usted acepta y se adhiere a los siguientes términos y condiciones con respecto a la fecha y sede contratada.

​

Los depósitos efectuados a través de intermediarios en cuentas distintas a la coordinación con clabe terminación 4423 o cuenta santander terminación 944-2 no se garantiza que serán reconocidos o aceptados para confirmar su espacio.

​

B1. ESPACIOS DE EXHIBICIÓN
Se trata de un espacio de 2x2 metros aproximadamente* delimitado con cinta, dentro de este le incluimos mobiliario para su uso durante el evento de
2 Mesas de 80*80 + 2 Sillas *No trae mantel, favor de llevar el suyo.

-Favor de no tapar su salida, con las mesas que damos están destinadas y colocadas de forma que queda un espacio libre para salir, si lleva ud quiere colocar una mesa de 1.80 o 2 metros difícilmente podría salir del espacio y la organización no es responsable de brindarle espacio adicional al contratado.
-Prohibido obstruir pasillos.
-Favor de mantener limpia su área ya que para evitar pérdidas limpieza no entra en su área de exhibición.
-Los contactos eléctricos con doble enchufe 110V son de uso compartido
*todos los expositores pueden enchufar por lo que recomendamos uso de extensión de 10 metros y multicontacto.
*Si desea su propio enchufe para uso individual lanzar el contacto tiene un costo de $300.00 MXN solicitado a más tardar 5 días antes del evento.
-No colocar telas o lonas que tapen la visibilidad de los compañeros, los toldos o muebles de más de 1 metros están sujetos a su aprobación el día del montaje de acuerdo a factores como la forma o manera del acomodo, si se trata de un salón con alfombrado especial, si al estar montados obstruyen la visibilidad de los compañeros, por lo que existe la posibilidad de que se pida que fuera retirado, la coordinación se reserva el derecho a solicitar que se retiren.
 

Se prohíbe clavar, pintar o perforar sonomuros del recinto y las paredes de los paneles de división cualquier daño será responsabilidad del expositor y se hará un cobro adicional por los daños ocasionados. Para venta de productos no mencionados en el momento de la contratación quedará sujeta su venta o exhibición a condición y medidas de la organización del evento.

 

B2. CONDICIONES
 

• Productos Autorizados: La venta se limitará a los productos y servicios que fueron previamente listados y aprobados durante el proceso de inscripción. solicitamos a los expositores que notifiquen al comité organizador sobre cualquier producto, material o servicio nuevo que planeen exhibir y/o vender y que no haya sido incluido en su registro inicial.

• Queda estrictamente prohibida la venta de bebidas embotelladas ya sea que se trate de aguas o refrescos, excepción de importados.

• Los expositores que deseen exhibir o vender productos que no hayan sido previamente autorizados deberán notificar al Comité Organizador con un mínimo de 15 días naturales antes del inicio del evento para su aprobación. El Comité Organizador se reserva el derecho de no autorizar la venta de productos cuya notificación se realice después de la fecha de inscripción.

• Derecho de Prohibición: El Comité Organizador se reserva el derecho de prohibir la venta o exhibición de cualquier producto o artículo que no haya sido previamente autorizado. Agradeceremos su colaboración para evitar la necesidad de ejercer este derecho

• Alimentos y bebidas: debera reportar todos y cada uno de los productos a manejar al momento de la inscripción ya que existen restricciones en el giro.

• En cumplimiento de las normativas de protección civil, el uso de tanques de gas está rigurosamente prohibido.
   

C. DECORACIÓN: La decoración corre por cuenta de cada participante. La decoración no deberá interferir con los expositores vecinos, si es así tendremos que solicitar que la retire, además de que no debe dañar paredes o cualquier tipo de instalaciones del recinto, en caso de ocurrir algún daño se hará cobro del mismo.

De requerir equipos y/o mobiliario adicional podrá llevar los que considere necesarios (mobiliario para exhibición u otros equipos que contribuyan a mejorar la presentación y exhibición). SOLO ESTA PERMITIDO USO DE CINTA DE SEGURIDAD para pegar cables u objetos en el suelo.

El expositor es libre de utilizar muebles o equipo adicional siempre y cuando esté dentro del espacio contratado sin interferir, obstaculizar o tapar pasillos o a otros expositores. 

Quedo prohibido arrastrar muebles u objetos en piso ya que daños, rasgaduras, manchas en la alfombra, paredes y otras áreas de las instalaciones ya que se  pueden generar cargos adicionales por daños.
 
No está permitido exhibir, obsequiar, colocar o vender ningún producto, material, publicidad o propaganda fuera del salón donde se está realizando el evento como lo son: áreas comunes, pasillos, sanitarios, estacionamiento, cafetería, pisos, paredes, columnas, postes, puertas, cristales o en cualquier otra área.

Resguardo de producto: Se solicita hacer un inventario y todo lo que se deje tiene que ser guardado de la siguiente manera: a) en cajas cerradas y selladas, b) totalmente tapar mesas o muebles con una sábana, tela o lona sujetas con cintas a las mesas con la intensión de NO dejar producto exhibido o a la vista, c) No dejar su espacio cerrado si aún hay público en general para evitar pérdidas, d) Cosas de valor portarlas con usted en todo momento.

D. OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR:
· No subarrendar, total ni parcialmente, el (los) stand(s), ni cederlo(s), salvo previa autorización expresa y por escrito.
· No superar los 2 metros de altura en el diseño y la ambientación de su espacio.
· Reintegrar el stand y los elementos que le hayan sido suministrados en el estado en que los recibió.
· Ocupar sólo el área que corresponde a su espacio sin ocupar el área de pasillos.
· No modificar las instalaciones eléctricas, telefónicas o de iluminación.
· Los expositores no podrán clavar, pintar, marcar, aplicar laca, adhesivo o cualquier otro recubrimiento en los pisos, paredes, columnas y recinto.
· Retirar todos los elementos de su stand al finalizar el evento en el horario de desmontaje.
· Es de estricta obligación que el personal del stand esté presente durante los días del evento, desde el montaje hasta el desmontaje.

· Por seguridad no se hará limpieza dentro de su stand pero si en las áreas comunes salvo expreso algún percance solicitado por el expositor como un derrame grande. La basura favor de meterla en una bolsa y sacarla fuera de su stand al finalizar el día para que el servicio de limpieza recolecte.

​

E. SEGURIDAD: Cada participante es responsable de los objetos y materiales que utilice en su área. El evento organizador no se hace responsable por pérdidas, ya sean parciales o totales, de objetos u otros utilizados en su espacio.
Recomendaciones: equipo como laptops y proyectores multimedia y equipos similares o dinero favor de llevarlos consigo y no dejarlos en su lugar.
 

F. LIBERACIÓN DE RECLAMACIONES: Cada participante es responsable de cualquier daño que sus objetos, materiales, productos y personal puedan causar a terceros, declarando expresamente que libera a la organización del evento de cualquier reclamación que se le dirija por motivo de daño causado por el participante, sus objetos, sus materiales, sus productos así como de su personal.
 

G. INDEPENDENCIA LABORAL: Cada participante deberá contratar al personal que considere necesario y será él el único responsable ante ellos por cualquier reclamación, por tanto se libera expresamente a la empresa organizadora del evento de cualquier reclamación que los empleados del participante dirijan contra ella por motivo de la exposición.
 

H. CONFIRMACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS ESPACIOS: El participante deberá confirmar su participación en la exposición y realizar la liquidación de espacios el 08 de diciembre 2025, información que viene especificada en el croquis del evento.

*Posterior a ello la coordinación podría disponer del lugar sin derecho a reembolso.

I. CANCELACIÓN: Si el participante decide retirarse podrá hacerlo, sin embargo, el participante perderá cualquier anticipo realizado a favor de la organización del evento en concepto de daños y perjuicios causados por el retardo en el aviso y la consiguiente pérdida del espacio. Los anticipos no podrán pasarse para eventos futuros en caso de cancelación por parte del expositor.

Para cancelación de eventos por causas ajenas al evento como desastres naturales entre otros se reprogramarán las fechas del mismo para poder reagendar.

Al pagar, usted confirma que ha leído y acepta todos los términos, condiciones y políticas de cancelación, reembolso y normativas relacionadas con la renta del espacio.

​

J. ELECTRICIDAD Y TARIFAS EXTRA
 

Se proporcionará contactos 110V de uso común para los expositores. Esta conexión estándar está diseñada para operar un rango de consumo de 5 A a 10 A (amperios) y es apta para uso doméstico o equipos de bajo consumo.

​

Costo Adicional por Equipos con Resistencia Eléctrica

Los equipos que operan con resistencia eléctrica o que sobrepasen el amperaje permitido por el centro de Convenciones Siglo XXI generan un cargo adicional por derecho de suministro de alto consumo de energía eléctrica que será de $600.00 MXN. *Favor de confirmar la información con la coordinación o su asesor

Si durante el evento se detecta el uso de equipos sujetos a costo adicional que no hayan sido reportados previamente por el expositor, la organización procederá al cobro inmediato. El pago de este cargo será obligatorio siendo que las conexiones solicitadas el mismo día del evento tendrán un costo de $800.00 MXN.​
 

Requisitos para Alto Consumo o Maquinaria Industrial:

Si requiere operar con maquinaria industrial o equipos con un consumo superior a 10A, es obligatorio notificar con antelación e indicar el voltaje  específico de cada uno de su(s) equipo(s) de manera detallada con cuando menos diez días naturales previos a la fecha del montaje del evento contratado para hacer la contratación de instalación de conexión especial de acuerdo al amperaje que requiera para así evitar fallas en el sumistro eléctrico.

​

Por regla general, un circuito de 10A puede manejar un total de hasta 1,200W, 15A 1800W y uno de 20A hasta 2,400W. Para un uso continuo y no sobrecargar la linea se recomienda no superar el 80% de la capacidad del circuito.

​

Servicio de Conexión Especial:

Se requiere una instalación eléctrica especial con cableado de mayor calibre, diseñada para soportar el amperaje necesario de acuerdo a los aparatos electricos de alto consumo que ocupará. Este servicio tiene un costo adicional de $650.00 MXN, el cual garantiza un suministro de corriente estable y protege sus equipos de fallas o bajo voltaje.

​

K.  MODIFICACIONES DEL CROQUIS

Con el fin de garantizar la mejor distribución posible, la coordinación del evento podrá realizar ajustes al croquis de la exposición, incluyendo la reubicación de stands y áreas comunes, sin necesidad de notificación anticipada. Si bien nos reservamos este derecho, Nos esforzaremos por comunicar cualquier alteración significativa con la mayor antelación posible.

​

Aceptación de Términos: Al efectuar su pago (ya sea anticipo de reservación o demás pagos/depósitos correspondientes a la renta de espacio) confirma que usted ha leído y acepta en su totalidad los términos y condiciones de la política de cancelación y reembolso así como a todas las políticas y normativas expuestas.

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

La parte receptora se compromete a no revelar, publicar ni compartir la información con terceros.

​

​